Utilizzo dei PDF per la Creazione di Rapporti e Documenti Aziendali
In ogni azienda e ogni ufficio, l’utilizzo dei PDF è una cosa certa e all’ordine del giorno. Che sia per fatture o documenti di altro tipo, usiamo questo formato in continuazione. Non tutti però vanno oltre questo utilizzo e non ne sfruttano a pieno le sue potenzialità. Per esempio, è possibile aggiungere immagini e note oppure eliminare pagine PDF. Di seguito, spiegheremo come e perché creare documenti di tutti i tipi in PDF può migliorare la produttività della tua azienda.
Perché è utile creare documenti in PDF?
Uno dei motivi principali della popolarità dei PDF è la facilità con la quale si possono condividere e consultare. I file sono generalmente molto leggeri e si possono tranquillamente inviare per email o persino per messaggio. Per aprirli, invece, basta un qualsiasi browser.
Creare un PDF poi non è affatto difficile. Se si usano strumenti di scrittura come Google Docs o Microsoft Word, è possibile salvare il proprio lavoro direttamente in questo formato. Quello che invece molti non sanno è che un PDF non è così statico come sembra. Anzi, si può modificare in tantissimi modi che ora andremo a vedere.
Come creare PDF attraenti e stilosi
Rendere un documento aziendale accattivante non è solo più piacevole da consultare. Può anche risultare molto più pratico, produttivo e professionale. Pochi piccoli accorgimenti possono avere un impatto enorme su diversi fattori, tra i quali:
- Avere un unico documento completo di tutte le informazioni necessarie
- Aiutare il lettore a capire meglio dei concetti con l’aggiunta di elementi visivi
- Rendere la propria presentazione o proposta a un cliente più professionale
Aggiungere e rimuovere pagine
Può sembrare banale ma aggiungere e rimuovere pagine PDF da un documento è davvero molto importante. Innanzitutto, può snellire un rapporto o una presentazione, evitando sezioni irrilevanti che possono creare confusione. Inoltre, togliere pagine PDF è anche necessario per evitare la condivisione di dati sensibili. Al contrario, se c’è bisogno di maggiori informazioni, puoi aggiungere delle pagine direttamente al tuo file piuttosto che avere tanti sparpagliati.
Anziché battagliare con un text editor, se aggiungi o rimuovi pagine PDF con uno strumento ad-hoc l’operazione è molto più semplice e veloce. Normalmente, questi tool ti permettono di visualizzare tutte le pagine del tuo documento e spostarle, aggiungerne o rimuoverne in pochi passaggi.
Inserire elementi visivi
Come dice il detto “un’immagine vale mille parole”. Questo è particolarmente vero quando si creano dei rapporti o delle presentazioni. Aggiungere un grafico o un’immagine al proprio documento facilità la comprensione e rende il testo più leggero da consultare. Questa è una cosa che, normalmente, andrebbe fatta a monte. Però se si nota che il proprio PDF abbia bisogno di elementi visivi è possibile aggiungerli senza dover rifare tutto da capo.
In questo caso, bisogna prestare attenzione alla qualità dell’immagine che si vuole inserire. Nel caso di grafici, assicurati che il testo che contengono sia abbastanza grande per essere visualizzato senza sforzi. Per foto o illustrazioni, invece, è importante che la risoluzione sia buona. Non è necessario avere file enormi, 1 o 2 MB normalmente è più che sufficiente. Ma è necessario che l’immagine sia nitida e possa essere zoomata almeno un po’ senza sgranare troppo.
Accessibilità garantita
Tra gli altri elementi che rendono questo formato così popolare e utile c’è sicuramente l’accessibilità. Un file PDF ha diversi strumenti che ne facilitano la consultazione tra i quali la sintesi vocale (anche nota come text to speech). Questo è un sistema che fondamentalmente “legge” il contenuto del file per renderlo accessibile agli ipovedenti. È però anche utilizzabile in situazioni nelle quali si preferisce ascoltare il testo piuttosto che leggerlo.
Molti lettori PDF permettono anche di aggiustare la dimensione del testo per rendere la visualizzazione più semplice. In maniera simile, è anche possibile zoomare il documento. Ciò è utile sia per la lettura che per osservare dettagli (per esempio, in progetti o schemi particolarmente complessi).
La sicurezza dei file PDF
Grande o piccola che sia la tua azienda, è importante che i tuoi file siano al sicuro. Quando devi condividere PDF sensibili con altre persone o determinati colleghi, ci sono diversi strumenti che possono aiutarti:
- Password. Per evitare accessi indesiderati, puoi proteggere il tuo file con una password. In questo modo, anche se il PDF diventasse di dominio pubblico, può essere aperto solo da chi ha la parola chiave.
- Filigrana. Noto anche come watermark, questo strumento ti permette di imprimere un messaggio o immagine su una o più pagine. È cosa particolarmente comune quando c’è bisogno di proteggere foto o progetti da copie illegali.
- Restrizioni. Oltre a limitare l’accesso, è anche possibile configurare un documento in modo che non possa venire modificato, copiato o stampato.
Conclusione
Come visto, un PDF non è semplicemente un formato di consultazione statico ma piuttosto dinamico. Creare e distribuire i tuoi documenti aziendali in PDF è facile, sicuro e accessibile. Quindi se non hai mai creato file in questo modo, ora è il momento di farlo.
